Ter voorbereiding van ALV! Lees grondig door en komt allen!
Zoals eerder aangekondigd zal de Algemene Ledenvergadering op donderdag 23 maart a.s. plaatsvinden. Om 20 uur zijn jullie van harte welkom en om 20.15 uur stipt vangen wij aan. In de bijlage treffen jullie alle ALV-documenten aan. Onderaan de mail treffen jullie ook de concept-agenda aan. We verzoeken alle leden dringend om deze documenten goed door te nemen voor aanvang van de vergadering. Tijdens de vergadering is er geen tijd om de stukken door te nemen. Schrijf daarom ter voorbereiding alle opmerkingen alvast op een blaadje. Update: begroting 2017 vindt u nu ook in de lijst van documenten ter voorbereiding!
Statutenwijziging
Daarnaast staan er een paar zeer belangrijke punten op de agenda. Het bestuur zal de ALV een voorstel tot statutenwijziging voorleggen. Voor deze wijziging moet op de ALV 2/3e van het totaal aantal leden aanwezig zijn. Op 1 januari 2017 hadden wij 147 leden. Dit betekent dat er minstens 98 leden of vertegenwoordigers van jeugdleden aanwezig moeten zijn op de ALV voor er gestemd kan worden over de statutenwijziging. Om dit voorstel tot statutenwijziging aangenomen te krijgen moet 2/3e meerderheid voor zijn. Dit betekent dat van de 98 aanwezige leden er minstens 66 leden voor moeten stemmen.
- Er wordt een verenigingsjaar ingevoerd dat loopt van 1 september tot en met 31 augustus het jaar daaropvolgend.
- Het lidmaatschapsjaar loopt gelijk aan het verenigingsjaar en dus van 1 september tot en met 31 augustus het jaar daaropvolgend.
- Opzeggen kan uiterlijk twee maanden voor het einde van het verenigingsjaar/lidmaatschapsjaar, te weten voor 1 juli.
- Het boekjaar blijft ongewijzigd lopen van 1 januari tot en met 31 december.
- Tot slot worden er nog enkele kleine wijzigingen voorgesteld die gedateerd blijken te zijn in onze statuten/huishoudelijk reglement.
Toelichting op statutenwijziging tijdens ALV
Tijdens de ALV zal het bestuur toelichten waarom wij graag over zouden willen gaan tot deze statutenwijziging. Kort gezegd leidt dit tot een stabielere begroting met minder schommelingen in ledenaantallen, een constantere contributiestroom waardoor het makkelijker is voor het bestuur om de financiële kaders vast te stellen en kostenbesparing (minder kosten aan ClubCollect en geen restitutiemogelijkheden).
Aftreden voorzitter: ALV geeft invulling aan vacature VZ
Verder wil ik alle leden erop wijzen dat in het verenigingsrecht gemeld staat dat het bestuur van een vereniging tenminste uit drie bestuursleden moet bestaan, te weten de voorzitter, de secretaris en de penningmeester. De secretaris en de penningmeester kunnen niet de rol van voorzitter op zich nemen. Tot op heden heeft het bestuur echter geen enkele reactie ontvangen op de vacature van voorzitter en seniorencompetitie. De ALV moet tijdens de vergadering invulling geven aan de vacature van de voorzitter; met andere woorden te midden van de aanwezige leden bevindt zich de nieuwe voorzitter. We roepen dan ook alle leden op om hier goed over na te denken. De huidige voorzitter is bereid om de nieuwe voorzitter nog enkele maanden te begeleiden. Voor meer informatie kunnen jullie ook contact opnemen met de huidige voorzitter Farley Asruf, voorzitter@bvgaasperdam.nl.
Conceptagenda
Tot slot treffen jullie hieronder de conceptagenda aan.
- Opening vergadering 20.15 uur (vaststelling definitieve agenda, voorwoord, mededelingen
- Notulen ALV maart 2016 (zie de bijlage voor de concept-notulen van de ALV 2017)
- Jaarverslag 2016
- Financiële verantwoording 2016 (verslag Kascommissie – Goedkeuring Jaarverslag en decharge van het bestuur)
- Statutenwijziging 2017
- Verkiezingen/benoemingen (bestuursleden, kas- en kledingcommissie). Meld s.v.p. van tevoren, als je ook kandidaat wilt zijn! Er zijn vacatures voor de functies Voorzitter en Bestuurslid Seniorencompetitie
- Vooruitblik 2017
- Begroting 2017 en vaststelling van de contributie
- Rondvraag
- Sluiting
Andere documenten
In de bijlage van deze mail treffen jullie de laatste versies van het jaarverslag inclusief financiële verantwoording en begroting. Let op: dit zijn niet de definitieve versies. Deze worden pas beschikbaar gesteld tijdens de ALV. Toch raden wij u aan om de documenten grondig door te nemen om de ALV zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Ook treft u de conceptnotulen van vorig jaar aan in de bijlage.
Graag tot donderdag 23 maart a.s. bij de Algemene Ledenvergadering van BV Gaasperdam!
20170308 Concept Notulen Algemene Ledenvergadering 2016_ALV
20170308 Jaarverslag BV Gaasperdam 2016 (versie 0.9)_ALV
